Zpracování a ochrana osobních údajů (GDPR)
GDPR představuje aktualizovaný právní rámec ochrany osobních údajů v evropském prostoru, který od 25. května 2018 přímo stanovuje pravidla pro zpracování osobních údajů, včetně práv subjektu údajů (subjektem údajů jsou pouze fyzické osoby). Celý právní rámec dotváří zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, který adaptuje právní řád na přímo použitelné obecné nařízení a obsahuje i drobné (povolené) odchylky či zvláštní úpravy k obecnému nařízení. Více o problematice je možné nalézt na stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů (https://www.uoou.cz/gdpr/ds-3938/p1=3938)
Mgr. Michaela Oswaldová, notářka v Praze, poskytuje tímto ve smyslu § 8 zákona č. 11/2019 o zpracování osobních údajů a článku 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „GDPR“), přehled o zpracování o ochraně osobních údajů v souvislosti s výkonem činnosti notáře.
Správce osobních údajů:
a) v oblasti notářské činnosti a další činnosti (s výjimkou činnosti v pozůstalostním řízení)
Mgr. Michaela Oswaldová, notářka v Praze, tel. +42 222 200 999, e-mail: info@oswaldova.cz, ID datové schránky: vrmacmn
b) v oblasti pozůstalostního řízení
je příslušný okresní soud, který pověřil notáře vedením řízení o pozůstalosti, tedy:
Obvodní soud pro Prahu 8, odkaz naleznete zde: https://www.justice.cz/web/obvodni-soud-pro-prahu-8/
Pověřenec pro ochranu osobních údajů:
a) v oblasti notářské činnosti a další činnosti (s výjimkou činnosti v pozůstalostním řízení)
Ing. Jaroslav Šustr, MBA, se sídlem Notářská komora České republiky, Apolinářská 12, 128 00 Praha 2, Česká republika, tel: +420 224 921 126, e-mail: jaroslav.sustr@nkcr.cz
b) v oblasti pozůstalostního řízení
podle § 37 odst. 1 písm. a) GDPR, správce nebo zpracovatel nejmenuje pověřence pro ochranu osobních údajů, v případě, kdy zpracování provádí soud jednající v rámci svých soudních pravomocí. Notář v pozůstalostním řízení jedná jako soudem pověřený soudní komisař úkony soudu prvního stupně v řízení o pozůstalosti. Pro oblast činnosti v pozůstalostním řízení tak není pověřenec pro ochranu osobních údajů jmenován.
Účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právní základ pro zpracování:
- zákon č. 358/1992 Sb., o notářském řádu a jejich činnosti (notářský řád)
- zákon č. 292/2013 Sb., o zvláštních řízeních soudních
- zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu
Za účelem plnění v těchto zákonech stanovených povinností a pro splnění úkolů, prováděném ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci zpracovává notář osobní údaje fyzických osob, zejména těch, které jsou účastníci notářského zápisu o právním jednání, jejich zástupci, svědci úkonu, důvěrníci, tlumočníci, žadatelé o osvědčení právně významných skutečností a prohlášení, žadatelé o notářskou úschovu listin, složitelé a příjemci notářské úschovy peněz, jiné osoby ve smyslu § 91 notářského řádu, věřitelé podle § 94b a násl. notářského řádu atd. Dále notář co soudní komisař zpracovává osobní údaje fyzických osob, které jsou účastníky řízení o pozůstalosti.
Notář za účelem řádného výkonu své činnosti, zajišťování chodu kanceláře zejména po stránce organizační, hospodářské a finanční, zpracovává osobní údaje smluvních dodavatelů-fyzických osob z titulu plnění smluvních povinností.
Notář je dále zaměstnavatelem podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, a v souladu s tímto právním předpisem vede osobní spisy zaměstnanců. Osobní údaje zaměstnanců dále zpracovává pro plnění povinností vyplývajících z daňových předpisů, předpisů upravujících sociální zabezpečení a zdravotní pojištění a předpisů upravujících náhradu mzdy zaměstnanci v dočasné pracovní neschopnosti.
Právními tituly pro zpracování osobních údajů jsou:
– nezbytnost zpracování pro splnění právní povinnosti, která se na správce či zpracovatele vztahuje;
– nezbytnost zpracování pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce či zpracovatel;
– nezbytnost zpracování pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů;
Získávání osobních údajů z jiných zdrojů:
Je-li to nezbytné pro zajištění výkonu konkrétního úkolu, může notář získat osobní údaje z veřejných rejstříků nebo seznamů anebo z neveřejných informačních systémů, k nimž má zákonné oprávnění přistupovat (§ 109a až § 109f notářského řádu). Osobní údaje mohou být postoupeny orgány veřejné moci nebo mohou být součástí podání, která jsou notáři doručeny.
Předávání osobních údajů:
Případné předávání osobních údajů jinému správci je možné pouze na základě konkrétního právního předpisu, který takovou možnost či povinnost upravuje. Příjemci těchto osobních údajů jsou zpravidla orgány veřejné moci.
V odůvodněných případech mohou být osobní údaje, které jsou uložené v informačních systémech zpracovávány zpracovateli – externími dodavateli informačních systémů, a to za účelem údržby a rozvoje informačních systémů.
Délka uchovávání osobních údajů:
a) v oblasti notářské činnosti a další činnosti (s výjimkou činnosti v pozůstalostním řízení)
je upravena kancelářským řádem jehož úplné znění naleznete na stránkách Notářské komory České republiky viz: https://www.nkcr.cz/data/predpisy/kancelarsky_rad2.pdf
Notář uschovává spisy a ostatní dokumenty vzniklé v souvislosti s činností notáře
neuvedené v § 38, 39 a 49 kancelářského řádu po dobu 10 let. Tato doba začíná běžet 1. ledna kalendářního roku následujícího po roce, v němž byla věc odškrtnuta v příslušném rejstříku, nebo byl jiný dokument vytvořen. Po uplynutí lhůty jsou písemnosti, obsahující osobní údaje zlikvidovány; obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě.
Písemnosti, obsahující osobní údaje definované v § 49 odst. 1 kancelářského řádu, podléhají skartačnímu řízení a po uplynutí skartační lhůty podle přílohy č. 10 kancelářského řádu jsou zahrnuty do skartačního řízení v souladu s ust. § 8 zák. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě.
b) v oblasti pozůstalostního řízení
notář po ukončení příslušného pozůstalostního řízení předává soudní spis příslušnému soudu. Délka uchovávání osobních údajů je centrálně upravena Instrukcí Ministerstva spravedlnosti č. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy. Po uplynutí skartační lhůty jsou písemnosti obsahující osobní údaje následující rok zahrnuty do skartačního řízení v souladu s ust. § 8 zák. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě.
Práva a povinnosti subjektů osobních údajů: GDPR umožňuje subjektům osobních údajů v závislosti na konkrétních právních titulech zpracování osobních údajů uplatnit následující práva:
- právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR)
- právo na opravu – doplnění (čl. 16 GDPR)
- právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR)
Následující práva mohou být uplatněna pouze v omezeném rozsahu či je nelze uplatnit:
- právo na výmaz (právo být zapomenut) – (čl. 17 GDPR)
- právo na přenositelnost osobních údajů (čl. 20 GDPR)
- právo vznést námitku proti zpracování (čl. 21 odst. 1 GDPR)
- právo podat stížnost u dozorového úřadu (čl. 77 GDPR)
Uplatnění dotazů a žádostí
své dotazy a žádosti můžete uplatnit prostřednictvím kontaktních údajů správce. Po posouzení důvodnosti žádosti budete do 30 dnů ode dne obdržení žádosti informováni o způsobu vyřízení a přijatých opatření. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce.
Orgán pro vyřízení stížností
Subjekt osobních údajů má právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřadu pro ochranu osobních údajů (čl. 77 GDPR).
Adresa: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
Telefon: pevná linka: +420 234 665 111 (Ústředna), fax: +420 234 665 444
WWW: oficiální: https://www.uoou.cz
E-mail: oficiální: posta@uoou.cz
ID datové schránky: qkbaa2n